1 - Intégration au BIM || 2 - Etudes techniques ||3 - Appels d’offres||4 - Comptabilité Travaux|| 5 - Gestion de chantier|| 6 - Gestion financière || 7 - Suivi de projet || 8 - Gestion de documents || 9 - Outils de collaboration
Solution BIM, globale multi-utilisateurs et multi-projets, BIMoffice répond aux besoins de tous les professionnels de la construction : architectes, constructeurs, bureaux d’études, entreprises, maîtres d’ouvrages et économistes. Autour d’une base de données unique, BIMoffice rassemble toutes les fonctionnalités métiers, tous les outils de pilotage de vos projets de construction et intègre une liaison bidirectionnelle instantanée avec ARCHICAD™ et Revit™.
A partir de votre Bureau, votre base, vous disposez de deux atouts majeurs pour analyser la rentabilité de vos projets et la charge de travail de chaque collaborateur de votre agence : le flux Projet et le flux Agence qui s’articulent autour de modules métiers (Etudes Techniques, Appel d’Offres, Travaux, Gestion et Organisation).
Le Flux Projet vous permet de mettre en place vos études techniques (création automatique de vos CCTP et DPGF), de lancer vos consultations et de suivre vos travaux. Vous pouvez, également, gérer vos marchés de travaux, suivre les propositions de paiements, et même, les pénalités de retard des entreprises !
Pour gérer vos chantiers, définir des plannings de Gant détaillés, et établir des compte-rendus plus souples que jamais, vous allez apprécier la puissance des outils de BIMoffice 7 !
Grâce au Flux Agence, vous pilotez vos contrats de Maîtrise d’œuvre ou de Contractant général et en suivez les règlements. Quant aux outils d’organisation de BIMoffice, ils vous garantissent un rigueur exemplaire dans la gestion et la vérification de l’ensemble des tâches de votre agence.
Les outils les plus avancés technologiquement pour exploiter les données en provenance d’ARCHICAD™ et de Revit™ et enrichissez vos maquettes de toute l’intelligence de la phase d’économie du projet.
Après une courte phase de collecte, les données natives en provenance d’ARCHICAD ou de Revit sont disponibles dans BIMoffice où vous pouvez les exploiter à l’aide d’une interface spécifique.
A chaque instant vous pouvez vérifier visuellement à quels éléments Revit ou ARCHICAD, les données que vous manipulez dans BIMoffice correspondent.
De la même manière vous pouvez désigner un ou plusieurs éléments dans Revit ou ARCHICAD et retrouver immédiatement à quelles données ils correspondent dans BIMoffice. Vous pouvez alors les décrire et les quantifier en toute sérénité.
L’exploitation des données ARCHICAD et Revit s’effectue dans un onglet dédié de la fenêtre d’étude qui dispose déjà d’un ensemble d’outils pour construire vos descriptifs, calculer vos quantités et chiffrer les différents ouvrages. L’intégration est totale et naturelle. Elle vous permet d’exploiter les données de la maquette numérique selon les contraintes particulières de chaque projet.
Un simple changement d’onglet et vous produisez directement les documents techniques des différents lots qui seront classés automatiquement et que vous pourrez diffuser par mail aux format PDF, Word, Excel, etc…
Le fait de communiquer directement avec ARCHICAD et Revit sans passer par des formats intermédiaires vous donne accès à des données et une sémantique que vous connaissez et maitrisez déjà parfaitement.
Mais cela permet également de renvoyer des données vers ARCHICAD ou Revit. Si vous souhaitez changer le nom d’une pièce, ses attributs, le fabricant d’un équipement ou d’un objet, l’URL de description du produit, toutes ces informations non géométriques peuvent être modifiées dans BIMoffice et renvoyées vers ARCHICAD ou Revit.
Dès l’analyse du projet ARCHICAD ou Revit terminée, vous disposez dans BIMoffice d’un récapitulatif des quantités par catégories ou type d’élément. Il vous permet en un coup d’oeil d’identifier les éléments présents dans le projet et d’évaluer les ordres de grandeurs.
Si vous réalisez une autre étude du même projet à un stade d’avancement différent, vous pouvez également établir un comparatif de ces données entre les deux études pour identifier rapidement les différences.
Pour chaque élément en provenance d’ARCHICAD ou Revit, BIMoffice identifie les relations qu’il peut avoir avec d’autres éléments du projet. Ainsi on peut voir que ce mur comporte 4 portes et est composé de trois couches. Un double clic sur n’importe lequel de ces composants vous emmènera directement sur l’élément correspondant sans sa catégorie, ce qui vous permettra d’identifier les éléments similaires et de les visualiser directement dans la source d’origine avant quantification.
BImoffice vous permet également de ne travailler que sur une portion du projet comme un étage, un calque, une phase de construction / démolition, etc…
Identifiez un élément du projet ARCHICAD ou Revit et affectez lui un article issu de vos bibliothèques à partir de la quantité de votre choix et BIMoffice s’occupe du reste : le corps d’état est créé dans votre étude ainsi que l’article quantifié et ses ouvrages pères nécessaires à la construction du descriptif complet.
Le lien est mémorisé de sorte que si vous procédez à une nouvelle analyse, cette quantité se mettra à jour automatiquement.
Au fil des projets, identifiez les relations qui ont un sens pour vous entre les éléments ARCHICAD ou Revit et les articles BIMoffice. Mémorisez ces relations dans des règles que vous pourrez appliquer automatiquement aux prochains projets. Les lots, ouvrages et articles contenus dans ces règles seront créés automatiquement dans votre étude et vous pourrez identifier facilement les éléments non encore quantifiés. Il vous suffira alors de quantifier ces éléments restants, et éventuellement d’en faire des règles pour tendre vers un automatisme maîtrisé et adapté à vos projets.
Un très grand nombre de données sont collectées dans BIMoffice à partir d’ARCHICAD ou de Revit. Si des paramètres par défaut sont en place, vous pouvez parfaitement les adapter à vos propres besoins. Peut-être n’avez vous besoin que de quelques paramètres particuliers, mais peut-être également avez vous besoin de beaucoup plus de détails ? Quels paramètres souhaitez vous laisser modifier par vos collaborateurs ? Effectuez tous ces réglages en bibliothèque pour la source concernée et partagez les avec tous vos collaborateurs. Bien entendu seuls les utilisateurs autorisés pourront effectuer ces réglages importants.
Le lien entre Revit et BIMoffice est basé sur des technologies Web de dernière génération. Ainsi, que ces applications soient installées sur votre poste, sur un autre poste du réseau ou sur un poste distant connecté via Internet, vous pouvez bénéficier des échanges entre BIMoffice et Revit.
Vous disposez de tous les outils pour décrire, quantifier et estimer vos projets, de manière autonome ou en collaboration avec d’autres bureaux d’études.
Première étape, vous faites le lien entre BIMoffice & vos bibliothèques et/ou votre maquette numérique Revit, Archicad ou IFC. Deuxième étape, vous générez automatiquement et en quelques clics vos documents techniques : CCTP, DPGF, estimatifs, notices 45.1, etc. En bonus, BIMoffice génère des estimations sur la base de vos anciens projets. En d’autres termes, plus vous intégrez de prix à votre bibliothèque, plus vos ratios sont précis !
Bon à savoir – Si vous avez un Contrat de Services Ultimate, vous avez un accès direct (et sans surcoût) à Bati CCTP, la bibliothèque du CSTB, toujours mise à jour et parfaitement renseignée selon la réglementation en vigueur.
Documents générés dans ce module :
CERFA CCTP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) Estimatifs Notices 45.1
Construisez vos études à partir de vos différentes bibliothèques, d’études précédentes du projet ou d’études d’autres projets. Ou bien, exploitez directement les données de la maquette numérique Revit ou ARCHICAD.
Parce qu’il vous donne accès à n’importe quelle bibliothèque, à n’importe quelle étude de n’importe quel projet, tout en vous permettant de réaliser autant d’études que nécessaire, avec BIMoffice, vous réalisez en un temps record toutes les simulations nécessaires, sans jamais risquer de perdre une étape de vos travaux. Même dans l’étude en cours, qu’il s’agisse d’une fusion de lots, d’une suppression d’article ou d’une modification de quantité, toutes les opérations sont annulables et « rejouables ».
En vous permettant d’aller puiser dans n’importe quelle bibliothèque, ou dans n’importe quelle étude de n’importe quel projet, tout en réalisant autant d’études que nécessaire dans votre projet actuel, BIMoffice vous permet de réaliser en un temps record toutes les simulations nécessaires, sans jamais risquer de perdre une étape de vos travaux. Même dans l’étude en cours, qu’il s’agisse d’une fusion de lot, d’une suppression d’article ou d’une modification de quantité, toutes les opérations sont annulables et rejouables.
La fenêtre d’audit, disponible pour chaque étude, vous permet d’identifier d’éventuelles erreurs : prix unitaire non renseigné, quantité manquante, lignes minutes orphelines, article non pris en compte dans le prix, etc.
Choisissez les anomalies pertinentes pour le type d’étude que vous menez, lancez l’analyse et accédez directement aux éléments concernés pour apporter les corrections nécessaires.
Soyez assurés de la cohérence de votre étude, quel que soit son nombre d’articles et de lots.
A partir des environnements traitement de texte et tableur intégrés à chaque fenêtre d’étude, prévisualisez les documents techniques à produire tout en conservant le lien avec les données d’origine pour les corriger, si nécessaire. Pour affiner vos styles, profitez, également, des interactions entre le document et les éléments de mises en page.
Composez les documents finaux en y ajoutant des pages de garde, des annexes et retrouvez-les, classés automatiquement, dans la hiérarchie des documents du projet. Convertissez ces documents aux formats PDF, Word et Excel natifs et diffusez-les directement à partir de BIMoffice, par mails ou bordereaux d’envois.
Définissez les composants que vous souhaitez manipuler pour l’équipement des pièces du bâtiment, puis organisez en bibliothèque des groupes d’articles que vous pourrez affecter à chaque composant, en une seule opération. Les lots et articles se créeront automatiquement et les quantités par pièces se totaliseront dans les bordereaux de chaque lot.
Les prestations par composant peuvent être intégrées aux règles de quantification, ce qui permettra de générer, automatiquement, toutes les prestations par pièces en fonction du niveau d’équipement du projet.
Chaque article utilisé dans une étude conserve son lien avec l’article d’origine dans la bibliothèque. Vous pouvez donc synthétiser facilement les informations de différents projets en bibliothèque, article par article, et ainsi affiner vos descriptifs, vos localisations et vos prix.
Si vous affectez un indice BT à vos corps d’état de bibliothèque, les prix mémorisés à une certaine date sont automatiquement actualisés à la date du jour.
Parmi les différents études d’un projet, choisissez celle qui sera la base du coût de l’opération pour la partie construction. Et changez-en autant de fois que nécessaire en quelques clics.
Complétez ce coût de la construction par des saisies manuelles ou des formules de calculs pour les frais d’acquisition du terrain et d’assurances, les taxes…, et obtenez un coût total fiable selon l’avancement de vos études.
Utilisez le Planning Travaux pour programmer les dates de versements par le MOA et adressez-lui un prévisionnel détaillé de ses dépenses, que vous pourrez ajuster facilement au fil de vos études.
Pour prendre en compte le coût des études et leur échelonnement dans le temps, intégrez, de la même manière, votre contrat de maîtrise d’œuvre.
Un ensemble d’outils pour réaliser vos appels d’offres en marchés privés comme en marchés publics, associés à une solution Web originale pour mettre à disposition vos DCE et collecter les offres d’entreprises
En bonus, lors de la création de la consultation, il est possible de s’appuyer sur les paramètres d’une consultation précédente : cela est très pratique si vous avez des projets relativement similaires ou dans le cas de lots infructueux sur une précédente consultation.
Après le dépôt de l’appel d’offres et la sollicitation des entreprises (entièrement géré dans BIMoffice)…
3 options de confidentialité peuvent être affectés à chaque consultation pour connaître son état en quelques clics :
–>Temps réel –>Classique –>Confidentiel
Lors de l’établissement des Tableaux Comparatifs des Offres (TCO), vous gérez l’établissement des documents comme vous le souhaitez :
–> il est possible de comparer des offres par rapport à la moyenne des offres reçues –> les systèmes de notation permettent de prendre en compte une analyse fine des prix
La plateforme web propose un accès unique pour l’ensemble des consultations (avec la possibilité de répondre uniquement aux lots qui les concernent). Les entreprises peuvent aussi visualiser la maquette BIM du projet depuis un simple navigateur et saisir des options et des variantes aux DPGF proposés par le MOE.
Enfin, les documents structurés permettent d’analyser précisément l’ensemble des offres reçues.
CCAP Planning enveloppe RPAO (Règlement Particulier d’Appel d’Offres) TCO (Tableau Comparatif des offres) RAO ( Rapport d’Analyse d’Offres)
Sur certains projets, vous pouvez avoir besoin de lancer plusieurs consultations comme par exemple une première consultation sur les lots de terrassement, une seconde sur les lots de construction et une troisième sur les lots restés infructueux. BIMoffice vous permet de gérer ces situations complexes en conservant le détail de chaque consultation et en obtenant au final un tableau unique d’adjudication du projet.
La gestion multi-études de BIMoffice vous permet de créer les différentes études de consultation nécessaire à partir de vos études techniques et de produire les documents correspondants. L’état individuel de chaque lot est ensuite repris dans le tableau d’adjudication à partir duquel vous pourrez passer vos marchés.
Assistant de collecte des documents techniques par lots (CCTP & DPGF)
Agencement des données d’appel d’offres et de consultation au sein de modèles par la réalisation des lettres d’appels d’offres, avis d’appel public à la concurrence, règlement de consultation, etc…
Création du planning enveloppe à partir des lots d’une étude de son choix
Rédaction du CCAP à partir des paramètres de la comptabilité des travaux et d’une bibliothèque d’articles
Utilisez les outils de diffusion pour reconstituer sur votre disque un dossier électronique par lot contenant les documents du lot ainsi que les documents généraux.
Définissez les coûts d’objectifs de chaque lot à partir des montants de vos études. Préparez avec votre maître d’ouvrage la liste des entreprises pressenties puis consultées. Et choisissez parmi les trois méthodes de notation celles qui vous convient le mieux. Définissez ensuite les critères de notation suivant vos usages.
Puisez dans votre bibliothèque pour établir la liste des pièces à fournir par les entreprises.
BIMoffice vous accompagne à chacune de ces étapes pour vous permettre de ne rien oublier et de constituer des DCE irréprochables.
Cette solution originale vient en complément des méthodes traditionnelles. Elle vous permet en quelques clics d’envoyer un mail d’invitation aux entreprises consultées qui leur donnera accès au DCE complet de la consultation concernée. Elles pourront prendre connaissance des informations du projet et télécharger les éléments de DCE qui les concerne.
Elles pourront sur cette même interface, saisir leurs prix, proposer des variantes ou d’autres solutions techniques (si vous les y avez autorisées) et actualiser leurs coordonnées dans votre base de données.
Toutes ces opérations peuvent s’effectuer sur 4 phases de négociation différentes pour chaque entreprise.
Grâce à la solution Web intégrée de BIMoffice vous gagnez un temps précieux dans la mise à disposition de vos DCE et dans la collecte des offres. Vous uniformisez la collecte des prix tout en laissant les entreprises vous proposer leurs solutions techniques particulières et tenez automatiquement à jour les coordonnées complètes de ces entreprises.
Après avoir contrôlé et commenté les offres de chaque entreprise, puis les avoir notées suivant les critères définis en phase de préparation, vous pouvez éditer des tableaux récapitulatifs pré-établis et les compléter par des tableaux personnalisés.
Pour l’établissement des tableaux comparatifs des offres, BIMoffice vous propose une interface entièrement dynamique dans laquelle en quelques clics, vous choisissez les entreprises à analyser, le niveau de détail des bordereaux, les colonnes à afficher ainsi que l’aspect détaillé du document. Générez ensuite ces différents tableaux pour en disposer dans la liste des documents du projet dans le dossier de classement pré-défini. Vous pourrez les diffuser comme les autres documents d’analyse par courrier ou par mail aux formats PDF et Microsoft Office.
Suivez l’évolution du tableau d’adjudication au fur et à mesure des sélections d’entreprises. Sélectionnez les éléments à prendre en compte pour le calcul des montants totaux (variantes, propositions entreprises, etc…) et évaluez en direct les écarts par rapport aux coûts d’objectifs, lot par lot, ou globalement.
Notifiez les marchés aux entreprises adjudicataires et les refus aux entreprises non retenues en quelques clics seulement à partir de modèles pré-paramétrés qui incluront les coordonnées de chaque entreprise ainsi que les montants des marchés.
Toute entreprise adjudicataire est automatiquement ajoutée à l’annuaire du projet et vous pouvez lui adresser des courriers ou des emails (individuels ou via des groupes de diffusion), suivre la remise des pièces marché, mémoriser des documents spécifiques, saisir vos premiers commentaires pour son évaluation finale… Quant au lot correspondant, il est, lui aussi, créé automatiquement dans la comptabilité de chantier avec montants fixés et paramètres chantier de l’appel d’offres. Vous pouvez alors établir le planning des travaux, les comptes-rendus de réunion de chantier, gérer les réserves… sans la moindre ressaisie.
A chaque attribution de marché, BIMoffice mémorise automatiquement en bibliothèque, les prix individuels de chaque article. Si vous le souhaitez, vous pouvez compléter cette collecte de prix en désignant les offres d’entreprises non retenues dont les prix méritent d’être stockés en bibliothèque.
Ainsi vos bibliothèques se valorisent au fil de vos projets avec des prix qui correspondent réellement au marché, à vos projets et à votre zone d’intervention.
Une solution complète pour le suivi des marchés de travaux et du contrôle des paiements aux entreprises, en connexion directe avec la gestion de chantier et en bénéficiant de tout l’historique que la base de données BIMoffice peut vous apporter.
–> vos marchés de travaux et les avenants entreprises –> des ordres de services –> des relances des entreprises
Vous pouvez aussi :
–> suivre les propositions de paiements, les demandes d’acompte et vérifier les cautions bancaires –> suivre les déclarations des sous-traitants des entreprises –> obtenir une vision synthétique de vos chantiers (via des états comptables personnalisables)
–> Planning de chantier –> Suivi des pénalités –> Suivi des intempéries
Vous pouvez aussi mettre en place des :
–> fiches de Travaux Modificatifs (FTM), –> tableaux de suivi des FTM, –> compte-rendus sur desktop, tablette et smartphone –> réceptions de chantier en gérant toutes les convocations entreprises, invitations MOA et procès verbaux de réception
Marché de travaux OS (Ordre de Services) Avenants FTM (Fiche de travaux modificatifs ) Acompte entreprises Propositions de paiement DGD (Décompte Général Définitif) Etats financier de chantier Planning de chantier Compte-Rendus Procès Verbaux (PV) de réception Courriers de convocation
Si vos études puis l’appel d’offres ont été réalisés dans BIMoffice, vous êtes prêts à débuter la comptabilité des travaux. Si vous démarrez directement en phase EXE, vous pouvez importer tous les éléments nécessaires. Dans tous les cas, l’ensemble de la comptabilité des travaux se réalise à partir de cette fenêtre unique, tout en intégrant le suivi global du projet (documents partagés – annuaire – historique – plannings – etc).
C’est dans cette fenêtre unique que vous allez gérer : marchés / avenants – acomptes / propositions de paiement / DGD – Travaux modificatifs / Prime & pénalités – Compte-prorata et déclaration de sous-traitance – Décomptes / Etats d’investissement, etc.
Personnalisez les documents associés selon vos besoins et ceux de vos maîtres d’ouvrages à l’aide des modèles et des milliers de variables disponibles. Retrouvez-les, automatiquement classés dans les dossiers convenus et diffusez-les, en quelques clics, par mail ou sur la plateforme d’échange d’Abvent, Archigate.
Si vous avez réalisé votre CCAP à partir de BIMoffice, vous avez déjà pris soin de définir les conditions de paiement des marchés de travaux : les acomptes sont-ils autorisés ? Y a t’il une retenue de garantie ? Doit-on gérer l’auto-liquidation de la TVA des sous-traitants ? Appliquer une révision ? Quels sont les montants des éventuelles pénalités ?
Tous ces paramètres ont été automatiquement recopiés dans chaque lot du projet et vous pouvez maintenant les adapter, si nécessaire, individuellement lot par lot.
Si vous réalisez des projets récurrents, vous pouvez également recopier l’ensemble de ces paramètres à partir d’un précédent projet, en un seul clic !
Paramètres disponibles pour chaque lot : Avances – Approvisionnements – Actualisation – Révision – Retenue de garantie – Compte prorata – Pénalités forfaitaires (pour absences aux réunions de chantier, non remise de documents, inobservation d’une règle d’hygiène ou de sécurité) – Retards (pénalité journalière et maximum exprimés en montant fixe ou en ‰) – Sous-traitants (prise en compte ou pas de l’auto-liquidation de la TVA) – Retenues libres – Paramètres de paiement (délai de mandatement, mode de paiement, taux d’escompte).
Dans chaque marché, chaque demande de travaux modificatifs, avenants, ou proposition de paiement, vous disposez d’un espace pour stocker les documents associés (avis postaux, devis, plans, fiches produits, etc). Ces documents sont, ainsi et immédiatement, à la disposition de tous les collaborateurs concernés, mais surtout disponibles dans le contexte du marché. Chacun pourra les retrouver facilement selon le marché auquel ils se rapportent.
Tous ces documents sont, bien sûr, diffusables directement à partir de BIMoffice : impression, envoi par mail, intégration à des bordereaux d’envois ou, plus simplement, récupération sur le disque.
BIMoffice vous permet de mémoriser, de manière très détaillée, chaque demande de travaux modificatifs. Qu’il s’agisse du descriptif des travaux, de l’origine de la demande et de son suivi, mais également de la réponse de l’entreprise (devis).
Vous pouvez ensuite sortir tous les récapitulatifs nécessaires en étant toujours absolument sûr de ne pas en oublier.
Lorsque les demandes de travaux modificatifs sont acceptées par le maître d’ouvrage, vous pouvez les intégrer à un avenant au moment de votre choix. Ils seront automatiquement pris en compte dans les prochaines propositions de paiement des lots concernés.
Qu’il s’agisse d’un marché basique ou d’un marché plus complexe avec plusieurs taux de TVA, plusieurs maîtres d’ouvrages payeurs et sous-traitants, BIMoffice vous permet de suivre l’avancement des travaux, globalement ou par poste, de prendre en compte les avenants aux marchés, toutes les primes et pénalités, de calculer l’ensemble des déductions et de tous les montants cumulés au fil des paiements.
Au plus proche de la réalité des chantiers, BIMoffice vous permet de prendre en compte, en cours de chantier, de nouveaux sous-traitants et de ne déclencher les calculs de revalorisation qu’en fin de chantier, tout en ayant conservé les nécessaires étapes de calcul.
Comme tous les documents BIMoffice, le document final associé à la proposition de paiement est basé sur un environnement tableur ou traitement de texte dans lequel vous insérez des variables. Vous pouvez utiliser les modèles proposés par BIMoffice ou bien composer les vôtres pour vous adapter aux exigences de vos maîtres d’ouvrages ou répondre à des besoins particuliers. Même principe, évidemment, pour les différents tableaux récapitulatifs : vous pouvez utiliser ceux de BIMoffice ou composer les vôtres. Dans tous les cas, ils seront classés automatiquement dans les documents du projet et aisément diffusables par mail aux formats PDF ou Microsoft Office.
Lors d’une défaillance d’entreprise, BIMoffice vous assiste dans l’établissement de l’avenant de clôture de l’entreprise défaillante et la préparation du bordereau des postes non réalisés et à confier à une autre entreprise. Vous pouvez, dès lors, établir le DGD de l’entreprise défaillante et diffuser le bordereau des postes restant à réaliser, par le biais de l’appel d’offres, si vous le souhaitez.
Le règlement effectif des propositions de paiement que vous avez approuvées est un sujet sensible que les entreprises ne manquent pas de vous soumettre lors des réunions de chantier. Si vous disposez de cette information du paiement par le maître d’ouvrage, BIMoffice vous permet de la mémoriser et de l’intégrer dans vos récapitulatifs. Vous ne serez, ainsi, plus pris au dépourvu sur cet aspect sensible de votre mission.
Lorsque vous consultez les informations d’un lot dans BIMoffice, vous visualisez directement son avancement financier ainsi que son avancement planning. Celui-là même que vous définissez sur le chantier à partir de l’application mobile de saisie des comptes-rendus. Vous pouvez donc vérifier, avant l’établissement d’une proposition de paiement, que vous n’allez pas trop payer à une entreprise. Un nouvel avantage concret de la base de données unique.
Bien évidemment, lorsque vous disposez des autorisations nécessaires, vous accédez directement au planning travaux à la source de l’information. Cette interaction entre la comptabilité des travaux et le suivi de chantier vaut également pour les intempéries et les pénalités.
Chaque entreprise adjudicataire faisant partie de l’annuaire du projet, vous pouvez à tout moment afficher l’historique des événements de cette entreprise. Vous y trouverez un récapitulatif de tous les documents qui lui ont été adressés (marchés, paiements, déclaration de sous-traitance, pénalités etc). Bien entendu, vous accèderez directement au contenu de ces éléments à partir de la fenêtre d’historique.
Grace à ces connexions directes et permanentes avec le suivi de chantier et l’annuaire du projet, vous disposez, dans la fenêtre de la comptabilité des travaux, de tous l’information nécessaire au suivi serein et efficace des paiements aux entreprises.
Des outils modernes et complets de pilotage du chantier en relation directe avec tous les intervenants et en mobilité
Utilisez un planning enveloppe de l’appel d’offres ou une de vos études pour créer un planning travaux reprenant tout le détail de vos bordereaux en quelques clics.
Profitez d’un planning Gant complet pour établir les contraintes entre les tâches, calculer les retards et suivre l’avancement. Mémorisez les différentes itérations de plannings tout en profitant en temps réel des connexions à la base de données avec la comptabilité des travaux, les événements et les documents de chaque entreprise.
Intégrez vos plans au format PDF dans une hiérarchie de dossiers organisée. Gérez leurs différentes versions ainsi que les statuts « bon pour exécution ». Profitez de cette liste de plans à jour dans vos comptes-rendus et publiez les dernières versions dans l’espace Archigate du projet.
Gérez plusieurs séries de comptes-rendus (maîtrise d’ouvrage, maîtrise d’œuvre, chantier). Profitez des modules spécifiques pour intégrer à la base de données toutes les informations à jour (remarques, plans, avancements, pénalités, intempéries et sous-traitants). Ceci, sans oublier la diffusion par mails à tous les intervenants concernés ou la gestion automatique des délais contractuels.
La liste des concernés par un compte-rendu est, bien évidemment, basée sur l’annuaire du projet sans la moindre ressaisie. Pour valider ou gérer les niveaux de rappels, les remarques à chaque intervenant sont, automatiquement, reportées d’un compte-rendu à l’autre. Des listes automatiques dédiées sont à votre disposition pour les pénalités, les intempéries ou l’avancement à partir du planning des travaux. Toutes les données des comptes-rendus sont accessibles dans la comptabilité des travaux. Cela vous permet de contrôler les paiements aux entreprises à partir des données à jour de votre dernière visite de chantier.
Récupérez tout l’historique des comptes-rendus du projet sur votre appareil mobile iOS en une seule opération. Simplement en vous connectant au serveur BIMoffice avec vos identifiants habituels.
Créez un nouveau compte-rendu dans la série de votre choix. Gérez, actualisez ou complétez la liste et les coordonnées des présents sur le chantier. Validez chaque remarque ou augmentez le niveau de rappel. Saisissez l’avancement à partir d’une sélection de tâches du planning travaux. Relevez d’éventuelles pénalités ou intempéries.
Synchronisez-vous dès que vous avez accès à Internet. Toutes les données de votre appareil mobile sont automatiquement, récupérées sur le serveur BIMoffice et viennent alimenter les différents modules connectés. Comme pour les études techniques, générez le document à partir de la même technologie de styles paramétrables et diffusez par mail votre compte-rendu, éventuellement accompagné de pièces jointes.
Avec BIMoffice, vous gérez différents types de réception au sein d’un même projet (globale, par lot, par appartement…) et produisez tous les documents nécessaires : convocations des parties, états des réserves, rappels, quitus… Toujours en relation intime avec l’ensemble des données du projets que sont l’annuaire de projet, la comptabilité et le planning des travaux.
Des outils dédiés à la gestion financière des activités de maîtrise d’oeuvre pour vous permettre de facturer à temps, d’analyser votre rentabilité et de prendre les bonnes décisions
–> établir vos contrats sur mesure ou préparer des missions types
–> répartir vos honoraires entre Maîtres d’Ouvrages, co-traitants et sous-traitants
–> retrouver un processus détaillé des travaux à réaliser, structuré en tâches collaborateurs et tâches planning
–> produire des prévisionnels financiers pour chaque intervenant
–> facturer dans les temps et de manière fiable
–> intégrer vos dépenses et produire des analyses de rentabilité
–> produire des états entièrement personnalisés
Contrats de Maîtrise d’œuvre Contrat de contractant général Notes d’honoraires Appels de fonds Relance pour règlement
Si vous avez des missions récurrentes ou des clients réguliers, vous pouvez préparer des missions type en bibliothèque qui vous permettront d’établir vos prochains contrats en quelques clics. Si le contenu de vos missions est plus variables, vous pourrez néanmoins profiter de ces bibliothèques pour définir une grande partie des données et les adapter spécifiquement à chaque contrat.
Outre la liste des phases, la bibliothèque de missions vous permet de préparer leur découpage en échéances, les documents de validation nécessaires, le processus complet de chaque phase et tous les paramètres « administratifs » dont vous aurez besoin en tant que variables dans les documents à générer.
BIMoffice vous permet bien sûr de répartir vos honoraires entre les différents membres de la maîtrise d’oeuvre, mais il permet également de prendre en compte la prise en charge de ces honoraires pour plusieurs maîtres d’ouvrage ou plusieurs sous-traitants. A partir des modèles et variables, BIMoffice vous permettra alors de générer tous les documents dont vous avez besoin, quelle que soit la structure de l’équipe de maîtrise d’oeuvre.
A chaque contrat est associé un processus détaillé des travaux à réaliser, structuré en tâches collaborateurs et tâches planning. Vous pouvez donc positionner chacune de vos interventions à l’aide d’un planning type Gantt en fonction des ressources disponibles et de la réalité des missions à exécuter pour ce contrat.
Chaque échéance du contrat est ensuite calée sur ce planning pour vous permettre de visualiser un tableau financier prévisionnel spécifique à ce contrat. Ce tableau permet d’afficher les montants totaux ou uniquement ceux d’un maître d’ouvrage ou d’un co-traitant en prenant en compte les sous-traitants déclarés.
L’actualisation des plannings provoque l’actualisation des échéances financières du contrat correspondant. Vous pouvez donc évaluer en temps réel l’impact des modifications de planning sur vos prochaines rentrées d’argent.
La saisie de l’avancement des travaux par les collaborateurs à partir de leurs tâches individuelles actualise l’état d’avancement du processus et déclenche les alertes de facturation. Il n’y a plus qu’à vérifier que les documents de validation convenus ont bien été reçus pour s’assurer d’établir sans retard des factures immédiatement conformes.
Vous pouvez à tout moment consulter les échéances à venir et accéder aux processus correspondants pour vous assurer que les tâches à réaliser sont bien prises en charge par les collaborateurs désignés et pourront être réalisées dans les temps. Comme pour les documents contrats, BIMoffice vous permettra alors de générer tous les documents dont vous avez besoin, quelle que soit la structure de l’équipe de maîtrise d’oeuvre.
Pour compléter la saisie des heures réalisée directement par chaque collaborateur, vous pouvez intégrer vos dépenses qu’elles soient liées ou pas aux projets. Vous pouvez ainsi produire des échéanciers de paiement mais surtout profiter de l’analyse de rentabilité offerte par BIMoffice.
Différents tableaux d’analyse vous sont proposés (par projet, par phase ou par période) et vous avez le choix entre plusieurs méthodes de calcul pour la prise en compte des frais généraux et des heures non facturables. Dans tous les cas, chaque chiffre présenté dans ces tableaux est détaillé dans le volet d’infos à partir duquel vous pouvez accéder directement aux données sources.
Pour éviter une double saisie, toute les informations comptables présentes dans BIMoffice peuvent être exportées vers les logiciels de comptabilité dans les formats courants.
Créez vos propres états à partir des colonnes disponibles pour sortir en quelques clics des tableaux synthétisant de très grandes quantités de données pertinentes pour votre activité. Tous ces tableaux peuvent être convertis en documents qui se classeront automatiquement et que vous pourrez diffuser à votre convenance. Chaque tableau peut être converti au format Excel et affiné au besoin.
Qualifiez vos projets selon vos usages pour les retrouver facilement. Répondez instantanément et de manière certaine aux questions qui vous sont posées tous les jours. Rappelez aux intervenants que vous avez au téléphone leurs prochains RDV, les pièces manquantes ou les tâches à réaliser.
BIMoffice n’est pas un ERP généraliste dans lequel vous devez dériver certain champs pour saisir des informations importantes pour vous. La fiche projet contient déjà un très grand nombre d’informations courantes pour les projets de construction, mais les possibilités de paramétrage de BIMoffice vous permettent surtout d’adapter les données de qualification de vos projets à vos propres usages.
Fenêtre de paramétrage des valeurs clefs, dates clefs et libellés d’avancement de vos projets pour chacune des sociétés que vous gérez. Retrouvez ainsi des termes qui vous parlent à vous comme à vos collaborateurs. Insérez toutes les valeurs dont vous avez besoin, mais seulement ces valeurs.
Ce projet est en ville ou en pleine campagne ? En marché privé ou public ? Les marchés sont passés en lots séparés ou en entreprise générale ? Les fermetures sont en bois ou en aluminium ? Autant d’informations importantes qui vous permettront de retrouver ce projet en un clin d’oeil lorsqu’il s’agira de rechercher des références.
Cette fiche de synthèse regroupe les informations clefs du projet. Elle est accessible à tous les collaborateurs concernés par ce projet d’un simple raccourci clavier. Elle s’actualise automatiquement au fur et à mesure des saisies de données de chaque collaborateur. L’un va intégrer le bureau d’études béton à l’annuaire du projet, l’autre va désigner l’entreprise adjudicataire d’un lot, un autre va enregistrer le dépôt du permis de construire ou renseigner le détail des surfaces, etc… Dès que ces données sont saisies elles sont immédiatement intégrées à la fiche de synthèse. Chaque fois que vous afficherez cette fiche ou que vous l’imprimerez pour l’emporter en réunion, vous êtes donc assurés de disposer de l’ensemble des informations à jour.
A partir de toutes ces données métiers personnalisables, retrouvez facilement un ou plusieurs projets à partir d’informations pertinentes pour votre activité.
A partir de ces critères qui vous parlent, rassemblez des projets au sein de groupes intelligents dont vous disposerez pour établir des rapports, préparer les réunions d’organisation ou réaliser des analyses financières.
BIMoffice vous permet de produire toutes les autorisations administratives nécessaires à un projet de construction. Vous pouvez naturellement les pré-remplir à partir des données du projet pour vous éviter toute ressaisie inutile et assurer une homogénéité dans les informations d’une autorisation à l’autre.
BIMoffice vous permet également d’assurer le suivi individuel de chacune de ces autorisations en vous permettant de gérer le délai d’instruction, les délais de recours et les éventuelles demandes de compléments.
Mais BIMoffice vous permet surtout d’exploiter ces dates dans le calcul des dates clefs du projet sur lesquelles vous pourrez vous baser pour vos prévisionnels de facturation, vos plannings et processus. Ainsi, un délai d’instruction supplémentaire sur un permis de construire décalera automatiquement vos prévisionnels de facturation.
L’annuaire du projet de BIMoffice vous permet avant tout de recenser l’ensemble des intervenants du projet (Maître d’ouvrage, équipe projet, entreprises et sous-traitants, compagnies concessionnaires, collaborateurs et entreprises de l’appel d’offres) afin que chacun puisse tenir à jour les coordonnées détaillées de chacun d’entre eux et leur adresser des courriers, des emails ou les contacter par téléphone ou par Skype
Lorsque vous sélectionnez un intervenant dans la liste centrale, vous disposez immédiatement d’un résumé de son activité. Lorsqu’il s’agit d’une entreprise, vous visualisez immédiatement son avancement suivant le planning travaux, les prochains rendez vous programmés avec elle et l’état de ses pièces marché. Chaque collaborateur concerné par le projet peut donc rappeler ces informations à l’entreprise à l’occasion d’un coup de téléphone, d’un courrier ou d’un email.
Accédez d’un simple clic à ces modules (planning travaux, agenda, pièces marché) dans le contexte du projet et pour l’intervenant sélectionné.
Qu’il s’agisse d’un courrier, un email, un marché, une remarque dans un compte-rendu, tous les événements d’un intervenants sont consultables dans une fenêtre dédiée. Vous disposez d’une vue calendrier pour visualiser la fréquence ou l’ancienneté de certains documents, ou d’une vue résumé pour obtenir une liste condensée de tous les événements.
Dans tous les cas, un double clic sur l’événement vous emmène directement sur la fenêtre dont la donnée est issue, pour en visualiser le contenu en détail ou pour le modifier si vous disposez des droits correspondants. Sans avoir à connaître la structure modulaire de BIMoffice, vous accédez donc rapidement à des données de n’importe quel module à travers ces récapitulatifs.
Pour réaliser cette tâche administrative contraignante BIMoffice vous permet avant tout de qualifier vos projets : s’agit il d’une mission avec ou sans exécution de travaux ? Y a t’il une P.U.C. sur ce projet ? Est-ce une mission d’ingénierie ou une mission limitée au permis de construire ?
En fonction de cette qualification, BIMoffice vous demandera de compléter les données nécessaires (le montant des marchés, le taux de la mission, la présence d’éventuels co-traitants, etc…).
A partir de ces informations, BIMoffice ira collecter le montant des travaux ou honoraires exécutés sur la période d’un simple clic.
Tous les documents produits par BIMoffice sont automatiquement classés selon vos usages et mis à disposition des seuls utilisateurs concernés. Ce principe est également valable pour tout type de documents externes à associer à vos projets et à partager avec vos collaborateurs
Quel que soit le module, toutes les données sont disponibles sous forme de variables que vous pouvez insérer dans un environnement traitement de texte ou tableur pour composer des documents.
Ces variables prennent automatiquement des valeurs en fonction du contexte du projet, de l’intervenant, ou du marché que vous manipulez.
Vous travaillez sur un projet particulier et vous apprêtez à réaliser un courrier au maître d’ouvrage pour lui adresser des éléments concernant une entreprise adjudicataire ? BIMoffice identifie pour vous tous ces contextes et calcule les variables en conséquences. Vous n’avez plus qu’à choisir un modèle, éventuellement compléter le texte du courrier et à générer le document correspondant.
Préparez une ou plusieurs hiérarchies de dossiers en fonction de votre activité, et choisissez celle qui convient au type de projet que vous allez créer. Dès lors, tous les documents que vous produirez au jour le jour viendront se classer automatiquement dans ces dossiers.
Chaque document dispose d’un niveau de confidentialité automatique en fonction du module dont il est issu, ainsi, seuls les collaborateurs concernés par ces modules auront accès à ces documents et uniquement sur les projets auxquels ils participent.
Avec ce principe adapté à vos propres usages, les dossiers de classement de tous vos documents conserveront leur sémantique et leur organisation au fil des projets. Leur utilisation deviendra naturelle et vos collaborateurs y gagneront en efficacité et en sérénité.
Avec ses plusieurs milliers de variables disponibles, BIMoffice vous permet d’exploiter tout le contenu de votre base de données à partir de modèles dont le contenu s’adaptera au contexte de chaque projet. Qu’il s’agisse d’un simple courrier, d’un règlement de consultation, d’un contrat de maîtrise d’oeuvre ou d’un marché de travaux. La bibliothèque de modèles est là pour vous permettre d’organiser tous ces éléments et les mettre à disposition de l’ensemble de vos collaborateurs.
En rassemblant tous vos modèles à un seul endroit, BIMoffice vous permet d’en homogénéiser le contenu comme la mise en page. Quel que soit le projet concerné ou le collaborateur produisant le document, vous êtes assuré d’avoir un contenu pertinent et un aspect correspondant à vos exigences.
Dans la liste des documents de chaque projet, vous pouvez intégrer des documents externes (non produits directement par BIMoffice) comme des fichiers CAO, des feuilles de calcul, des documents PDF, des images, des plans, etc…
Ils trouveront naturellement leur place dans la hiérarchie de dossiers du projet afin que chaque collaborateur soit assuré de les retrouver facilemen
La modification de ces documents dans leur application d’origine se fait directement à partir de BIMoffice. Le document est alors réservé et les autres collaborateurs en sont informés. Lors de la réintégration des modifications, une nouvelle version du document est créée et le document modifié est à nouveau libre pour l’ensemble des collaborateurs
Tous les documents présents dans BIMoffice peuvent être imprimés, récupérés sur le disque, envoyés par mail ou intégrés à des bordereaux d’envois.
BIMoffice mémorise chaque opération réalisée sur un document de sorte que vous pouvez retracer tout l’historique de chaque document, vérifier qu’il a été lu par les collaborateurs concernés et diffusé aux bons intervenants
Les documents produits par BIMoffice à partir du traitement de texte et du tableur intégrés, sont automatiquement convertis aux formats Office (Word / Excel) ou PDF suivant vos préférences à l’occasion de ces opérations de diffusion.
Lorsque le nom de vos documents est pertinent, une recherche sur tout ou partie de celui-ci vous permet de retrouver vos documents. BIMoffice fait çà très bien et retrouve tous les documents correspondants parmi plusieurs centaines de milliers en une fraction de seconde. Il vous donne également très rapidement les documents du jours, les documents en cours de modification, etc..
Mais lorsqu’il s’agit de retrouver tous les documents concernant un intervenant, un projet ou une phase, BIMoffice commence à faire la différence par rapport à un système de fichiers classique. Vous pouvez effectivement intégrer ces informations dans les noms de fichiers ou limiter la recherche à certains dossiers, mais ces opérations prennent du temps et ne sont pas accessibles à tous les collaborateurs. Dans BIMoffice ces opérations sont tout aussi simples que la recherche de base, et vous n’êtes pas pour cela obligés de nommer vos documents de manière improbable.
Mais maintenant si vous souhaitez savoir quels sont les documents qui ont été imprimés semaine 19 ? Ou quels sont les documents envoyés par mail à M. Durand sur le projet X72C ? Là vous n’avez plus d’alternatives, seul BIMoffice vous permet d’effectuer ce genre de recherche en permettant en plus de ne rechercher que dans les projets auxquels le collaborateur a accès.
Découvrez tous les outils qui connectent les équipes entre elles et les projets aux plateformes de collaboration
Archigate, intégré à BIMoffice, vous permet d’échanger les documents de vos projets entre BIMoffice et votre plateforme d’échange de documents (contrat de services). Pour gagner un temps précieux lors de nouveaux projets, vous pouvez mémoriser les identifiants Archigate de vos contacts habituels. Dans Archigate, c’est la même notion de projet courant que dans BIMoffice qui est appliquée, pour éviter toute ambiguïté entre les éléments affichés dans BIMoffice et vos répertoires de travail dans Archigate.
Toutes les opérations courantes d’une plateforme d’échange de documents comme la création de liens temporaires, la gestion des droits ou la possibilité de retrouver les actions réalisées sur un document sont disponibles directement dans BIMoffice, en connexion directe avec chacun de vos projets.
Avec Archigate, vous pouvez échanger des éléments à partir de la liste des documents, la liste des plans, la comptabilité de chantier, etc.
Pour une collaboration BIM simple et fluide, comme avec Archigate, BIMoffice vous permet de mémoriser les identifiants BIM Track de vos contacts réguliers.
La création de projet est simplifiée : la publication des informations de la fiche projet, des participants de l’annuaire, des pièces depuis les études, et des phases depuis le processus, est automatique.
Une fois le lien établi, une synchronisation automatique vous tient informé en temps réel de l’arrivée de nouvelles questions auxquelles vous pouvez contribuer, tout naturellement, dans votre environnement projet BIMoffice. Toutes ces questions figureront dans l’historique de chaque intervenant du projet et pourront être retrouvées avec la recherche 360°.
L’application mobile de BIMoffice vous permet de réaliser vos comptes-rendus de réunion de chantier, hors connexion, directement sur le terrain et sans aucune ressaisie. Désignez le ou les projets que vous souhaitez emporter, BIMoffice s’occupe de transférer les informations clefs du projet.
Dans le compte-rendu du jour, vous pouvez vérifier les remarques des précédents CR pour les archiver ou augmenter leur niveau de rappel puis créer de nouvelles remarques agrémentées d’autant de photos que nécessaire, le tout sans être connecté à Internet.
Dès que vous retrouvez une connexion, vous lancez une synchronisation et toutes ces informations sont, automatiquement, transférées sur votre serveur BIMoffice. Vous pouvez, alors, relire votre compte-rendu et le diffuser directement par mail. Évidemment, l’historique de toutes les remarques de chaque intervenant est conservé.
BIMoffice Mobile est une application iOS qui fonctionne sur les iPhones et iPads de dernière génération.
Sur les installations multi-postes, l’application serveur de BIMoffice est également un serveur Web. Vous accédez à certains modules à partir d’un simple navigateur Internet. Une faible connexion suffit.
Toujours à partir du serveur Web de votre application BIMoffice Serveur, vous disposez d’un outil de gestion des appels d’offres par Internet qui élimine de nombreuses tâches administratives contraignantes.
La plateforme vous permet de publier le DCE préparé dans le module Appel d’offres de votre projet, automatiquement, sans la moindre opération d’export, de compression ou de transmission.
Les entreprises désignées accèdent ensuite aux bordereaux disponibles et peuvent directement saisir leurs prix, sans la moindre ressaisie. Cette saisie de prix peut s’effectuer sur plusieurs phases de négociations ; c’est vous qui décidez si les entreprises peuvent ajouter des éléments et à quelles informations elles peuvent accéder.
En complément de leur offre financière, les entreprises peuvent transmettre les pièces que vous avez énumérées dans votre règlement de consultation ; vous les récupérerez, directement, dans votre interface d’appel d’offres au moment de la désignation de l’entreprise adjudicataire de chaque lot.