Fonctionnalités BIMoffice

Intégration au BIM

Les outils les plus avancés technologiquement pour exploiter les données en provenance d’ARCHICAD™ et de Revit™ et enrichissez vos maquettes de toute l’intelligence de la phase d’économie du projet.

Visualisez et synchronisez maquettes et données en temps réel

Après une courte phase de collecte, les données natives en provenance d’ARCHICAD ou de Revit sont disponibles dans BIMoffice où vous pouvez les exploiter à l’aide d’une interface spécifique.

A chaque instant vous pouvez vérifier visuellement à quels éléments Revit ou ARCHICAD, les données que vous manipulez dans BIMoffice correspondent.

De la même manière vous pouvez désigner un ou plusieurs éléments dans Revit ou ARCHICAD et retrouver immédiatement à quelles données ils correspondent dans BIMoffice. Vous pouvez alors les décrire et les quantifier en toute sérénité.

Le BIM au cœur de vos études

L’exploitation des données ARCHICAD et Revit s’effectue dans un onglet dédié de la fenêtre d’étude qui dispose déjà d’un ensemble d’outils pour construire vos descriptifs, calculer vos quantités et chiffrer les différents ouvrages. L’intégration est totale et naturelle. Elle vous permet d’exploiter les données de la maquette numérique selon les contraintes particulières de chaque projet.

Un simple changement d’onglet et vous produisez directement les documents techniques des différents lots qui seront classés automatiquement et que vous pourrez diffuser par mail aux format PDF, Word, Excel, etc…

Exploitez des données natives et modifiez les directement depuis BIMoffice

Le fait de communiquer directement avec ARCHICAD et Revit sans passer par des formats intermédiaires vous donne accès à des données et une sémantique que vous connaissez et maitrisez déjà parfaitement.

Mais cela permet également de renvoyer des données vers ARCHICAD ou Revit. Si vous souhaitez changer le nom d’une pièce, ses attributs, le fabricant d’un équipement ou d’un objet, l’URL de description du produit, toutes ces informations non géométriques peuvent être modifiées dans BIMoffice et renvoyées vers ARCHICAD ou Revit.

Obtenez instantanément un récapitulatif des quantités du projet

Dès l’analyse du projet ARCHICAD ou Revit terminée, vous disposez dans BIMoffice d’un récapitulatif des quantités par catégories ou type d’élément. Il vous permet en un coup d’oeil d’identifier les éléments présents dans le projet et d’évaluer les ordres de grandeurs.

Si vous réalisez une autre étude du même projet à un stade d’avancement différent, vous pouvez également établir un comparatif de ces données entre les deux études pour identifier rapidement les différences.

Exploitez l’intelligence de la maquette

Pour chaque élément en provenance d’ARCHICAD ou Revit, BIMoffice identifie les relations qu’il peut avoir avec d’autres éléments du projet. Ainsi on peut voir que ce mur comporte 4 portes et est composé de trois couches. Un double clic sur n’importe lequel de ces composants vous emmènera directement sur l’élément correspondant sans sa catégorie, ce qui vous permettra d’identifier les éléments similaires et de les visualiser directement dans la source d’origine avant quantification.

BImoffice vous permet également de ne travailler que sur une portion du projet comme un étage, un calque, une phase de construction / démolition, etc…

Quantifiez instantanément et conservez le lien

Identifiez un élément du projet ARCHICAD ou Revit et affectez lui un article issu de vos bibliothèques à partir de la quantité de votre choix et BIMoffice s’occupe du reste : le corps d’état est créé dans votre étude ainsi que l’article quantifié et ses ouvrages pères nécessaires à la construction du descriptif complet.

Le lien est mémorisé de sorte que si vous procédez à une nouvelle analyse, cette quantité se mettra à jour automatiquement.

Ce lien est propagé jusqu’à vos bordereaux, vous pouvez donc directement à partir de vos articles, visualiser dans ARCHICAD ou Revit les éléments à l’origine d’une quantité pour vérification.

Automatisez progressivement vos traitements

Au fil des projets, identifiez les relations qui ont un sens pour vous entre les éléments ARCHICAD ou Revit et les articles BIMoffice. Mémorisez ces relations dans des règles que vous pourrez appliquer automatiquement aux prochains projets. Les lots, ouvrages et articles contenus dans ces règles seront créés automatiquement dans votre étude et vous pourrez identifier facilement les éléments non encore quantifiés. Il vous suffira alors de quantifier ces éléments restants, et éventuellement d’en faire des règles pour tendre vers un automatisme maîtrisé et adapté à vos projets.

Adaptez les données manipulées à votre propre activité

Un très grand nombre de données sont collectées dans BIMoffice à partir d’ARCHICAD ou de Revit. Si des paramètres par défaut sont en place, vous pouvez parfaitement les adapter à vos propres besoins. Peut-être n’avez vous besoin que de quelques paramètres particuliers, mais peut-être également avez vous besoin de beaucoup plus de détails ? Quels paramètres souhaitez vous laisser modifier par vos collaborateurs ? Effectuez tous ces réglages en bibliothèque pour la source concernée et partagez les avec tous vos collaborateurs. Bien entendu seuls les utilisateurs autorisés pourront effectuer ces réglages importants.

En local ou à distance

Le lien entre Revit et BIMoffice est basé sur des technologies Web de dernière génération. Ainsi, que ces applications soient installées sur votre poste, sur un autre poste du réseau ou sur un poste distant connecté via Internet, vous pouvez bénéficier des échanges entre BIMoffice et Revit.

Etudes techniques

Vous disposez de tous les outils pour décrire, quantifier et estimer vos projets, de manière autonome ou en collaboration avec d’autres bureaux d’études.

Décrivez vos projets à partir de sources multiples

Construisez vos études à partir de vos différentes bibliothèques, d’études précédentes du projet ou d’études d’autres projets. Ou bien, exploitez directement les données de la maquette numérique Revit ou ARCHICAD.

Parce qu’il vous donne accès à n’importe quelle bibliothèque, à n’importe quelle étude de n’importe quel projet, tout en vous permettant de réaliser autant d’études que nécessaire, avec BIMoffice, vous réalisez en un temps record toutes les simulations nécessaires, sans jamais risquer de perdre une étape de vos travaux. Même dans l’étude en cours, qu’il s’agisse d’une fusion de lots, d’une suppression d’article ou d’une modification de quantité, toutes les opérations sont annulables et « rejouables ».

Conservez toutes les phases de vos études

En vous permettant d’aller puiser dans n’importe quelle bibliothèque, ou dans n’importe quelle étude de n’importe quel projet, tout en réalisant autant d’études que nécessaire dans votre projet actuel, BIMoffice vous permet de réaliser en un temps record toutes les simulations nécessaires, sans jamais risquer de perdre une étape de vos travaux. Même dans l’étude en cours, qu’il s’agisse d’une fusion de lot, d’une suppression d’article ou d’une modification de quantité, toutes les opérations sont annulables et rejouables.

Fenêtre d’audit : aucune erreur, aucun oubli

La fenêtre d’audit, disponible pour chaque étude, vous permet d’identifier d’éventuelles erreurs : prix unitaire non renseigné, quantité manquante,  lignes minutes orphelines, article non pris en compte dans le prix, etc.

Choisissez les anomalies pertinentes pour le type d’étude que vous menez, lancez l’analyse et accédez directement aux éléments concernés pour apporter les corrections nécessaires.

Soyez assurés de la cohérence de votre étude, quel que soit son nombre d’articles et de lots.

Produisez rapidement des documents personnalisés

A partir des environnements traitement de texte et tableur intégrés à chaque fenêtre d’étude, prévisualisez les documents techniques à produire tout en conservant le lien avec les données d’origine pour les corriger, si nécessaire. Pour affiner vos styles, profitez, également, des interactions entre le document et les éléments de mises en page.

Composez les documents finaux en y ajoutant des pages de garde, des annexes et retrouvez-les, classés automatiquement, dans la hiérarchie des documents du projet. Convertissez ces documents aux formats PDF, Word et Excel natifs et diffusez-les directement à partir de BIMoffice, par mails ou bordereaux d’envois.

Equipez vos pièces rapidement

Définissez les composants que vous souhaitez manipuler pour l’équipement des pièces du bâtiment, puis organisez en bibliothèque des groupes d’articles que vous pourrez affecter à chaque composant, en une seule opération. Les lots et articles se créeront automatiquement et les quantités par pièces se totaliseront dans les bordereaux de chaque lot.

Les prestations par composant peuvent être intégrées aux règles de quantification, ce qui permettra de générer, automatiquement, toutes les prestations par pièces en fonction du niveau d’équipement du projet.

 

 

Vos bibliothèques évoluent au fil de vos projets

Chaque article utilisé dans une étude conserve son lien avec l’article d’origine dans la bibliothèque. Vous pouvez donc synthétiser facilement les informations de différents projets en bibliothèque, article par article, et ainsi affiner vos descriptifs, vos localisations et vos prix.

Si vous affectez un indice BT à vos corps d’état de bibliothèque, les prix mémorisés à une certaine date sont automatiquement actualisés à la date du jour.

Exploitez vos études pour calculer le coût de l’opération

Parmi les différents études d’un projet, choisissez celle qui sera la base du coût de l’opération pour la partie construction. Et changez-en autant de fois que nécessaire en quelques clics.

Complétez ce coût de la construction par des saisies manuelles ou des formules de calculs pour les frais d’acquisition du terrain et d’assurances, les taxes…, et obtenez un coût total fiable selon l’avancement de vos études.

Utilisez le Planning Travaux pour programmer les dates de versements par le MOA et adressez-lui un prévisionnel détaillé de ses dépenses, que vous pourrez ajuster facilement au fil de vos études.

Pour prendre en compte le coût des études et leur échelonnement dans le temps, intégrez, de la même manière, votre contrat de maîtrise d’œuvre.

Appels d’offres

Un ensemble d’outils pour réaliser vos appels d’offres en marchés privés comme en marchés publics, associés à une solution Web originale pour mettre à disposition vos DCE et collecter les offres d’entreprises

Gérez plusieurs consultations par projet

Sur certains projets, vous pouvez avoir besoin de lancer plusieurs consultations comme par exemple une première consultation sur les lots de terrassement, une seconde sur les lots de construction et une troisième sur les lots restés infructueux. BIMoffice vous permet de gérer ces situations complexes en conservant le détail de chaque consultation et en obtenant au final un tableau unique d’adjudication du projet.

La gestion multi-études de BIMoffice vous permet de créer les différentes études de consultation nécessaire à partir de vos études techniques et de produire les documents correspondants. L’état individuel de chaque lot est ensuite repris dans le tableau d’adjudication à partir duquel vous pourrez passer vos marchés.

Profitez des assistants pour rédiger facilement les documents du DCE

Assistant de collecte des documents techniques par lots (CCTP & DPGF)

Agencement des données d’appel d’offres et de consultation au sein de modèles par la réalisation des lettres d’appels d’offres, avis d’appel public à la concurrence, règlement de consultation, etc…

Création du planning enveloppe à partir des lots d’une étude de son choix

Rédaction du CCAP à partir des paramètres de la comptabilité des travaux et d’une bibliothèque d’articles

Utilisez les outils de diffusion pour reconstituer sur votre disque un dossier électronique par lot contenant les documents du lot ainsi que les documents généraux.

Laissez vous guider pour définir tous les éléments de l’appel d’offres

Définissez les coûts d’objectifs de chaque lot à partir des montants de vos études. Préparez avec votre maître d’ouvrage la liste des entreprises pressenties puis consultées. Et choisissez parmi les trois méthodes de notation celles qui vous convient le mieux. Définissez ensuite les critères de notation suivant vos usages.

Puisez dans votre bibliothèque pour établir la liste des pièces à fournir par les entreprises.

BIMoffice vous accompagne à chacune de ces étapes pour vous permettre de ne rien oublier et de constituer des DCE irréprochables.

Utilisez le serveur Web intégré pour diffuser vos DCE et collecter les offres des entreprises

Cette solution originale vient en complément des méthodes traditionnelles. Elle vous permet en quelques clics d’envoyer un mail d’invitation aux entreprises consultées qui leur donnera accès au DCE complet de la consultation concernée. Elles pourront prendre connaissance des informations du projet et télécharger les éléments de DCE qui les concerne.

Elles pourront sur cette même interface, saisir leurs prix, proposer des variantes ou d’autres solutions techniques (si vous les y avez autorisées) et actualiser leurs coordonnées dans votre base de données.

Toutes ces opérations peuvent s’effectuer sur 4 phases de négociation différentes pour chaque entreprise.

Grâce à la solution Web intégrée de BIMoffice vous gagnez un temps précieux dans la mise à disposition de vos DCE et dans la collecte des offres. Vous uniformisez la collecte des prix tout en laissant les entreprises vous proposer leurs solutions techniques particulières et tenez automatiquement à jour les coordonnées complètes de ces entreprises.

Menez vos analyses suivant le niveau de détail qui vous convient

Après avoir contrôlé et commenté les offres de chaque entreprise, puis les avoir notées suivant les critères définis en phase de préparation, vous pouvez éditer des tableaux récapitulatifs pré-établis et les compléter par des tableaux personnalisés.

Pour l’établissement des tableaux comparatifs des offres, BIMoffice vous propose une interface entièrement dynamique dans laquelle en quelques clics, vous choisissez les entreprises à analyser, le niveau de détail des bordereaux, les colonnes à afficher ainsi que l’aspect détaillé du document. Générez ensuite ces différents tableaux pour en disposer dans la liste des documents du projet dans le dossier de classement pré-défini. Vous pourrez les diffuser comme les autres documents d’analyse par courrier ou par mail aux formats PDF et Microsoft Office.

Réalisez vos adjudication en préparant la comptabilité des travaux et le suivi de chantier

Suivez l’évolution du tableau d’adjudication au fur et à mesure des sélections d’entreprises. Sélectionnez les éléments à prendre en compte pour le calcul des montants totaux (variantes, propositions entreprises, etc…) et évaluez en direct les écarts par rapport aux coûts d’objectifs, lot par lot, ou globalement.

Notifiez les marchés aux entreprises adjudicataires et les refus aux entreprises non retenues en quelques clics seulement à partir de modèles pré-paramétrés qui incluront les coordonnées de chaque entreprise ainsi que les montants des marchés.

Toute entreprise adjudicataire est automatiquement ajoutée à l’annuaire du projet et vous pouvez lui adresser des courriers ou des emails (individuels ou via des groupes de diffusion), suivre la remise des pièces marché, mémoriser des documents spécifiques, saisir vos premiers commentaires pour son évaluation finale… Quant au lot correspondant, il est, lui aussi, créé automatiquement dans la comptabilité de chantier avec montants fixés et paramètres chantier de l’appel d’offres. Vous pouvez alors établir le planning des travaux, les comptes-rendus de réunion de chantier, gérer les réserves… sans la moindre ressaisie.

Faites évoluer vos bibliothèques avec les prix réellement constatés

A chaque attribution de marché, BIMoffice mémorise automatiquement en bibliothèque, les prix individuels de chaque article. Si vous le souhaitez, vous pouvez compléter cette collecte de prix en désignant les offres d’entreprises non retenues dont les prix méritent d’être stockés en bibliothèque.

Ainsi vos bibliothèques se valorisent au fil de vos projets avec des prix qui correspondent réellement au marché, à vos projets et à votre zone d’intervention.

Comptabilité Travaux

Une solution complète pour le suivi des marchés de travaux et du contrôle des paiements aux entreprises, en connexion directe avec la gestion de chantier et en bénéficiant de tout l’historique que la base de données BIMoffice peut vous apporter.

Démarrez cette mission à n’importe quel stade du projet

Si vos études puis l’appel d’offres ont été réalisés dans BIMoffice, vous êtes prêts à débuter la comptabilité des travaux. Si vous démarrez directement en phase EXE, vous pouvez importer tous les éléments nécessaires. Dans tous les cas, l’ensemble de la comptabilité des travaux se réalise à partir de cette fenêtre unique, tout en intégrant le suivi global du projet (documents partagés – annuaire – historique – plannings – etc).

Produisez tous les documents nécessaires en quelques clics

C’est dans cette fenêtre unique que vous allez gérer : marchés / avenants – acomptes / propositions de paiement / DGD – Travaux modificatifs / Prime & pénalités – Compte-prorata et déclaration de sous-traitance – Décomptes / Etats d’investissement, etc.

Personnalisez les documents associés selon vos besoins et ceux de vos maîtres d’ouvrages à l’aide des modèles et des milliers de variables disponibles. Retrouvez-les, automatiquement classés  dans les dossiers convenus et diffusez-les, en quelques clics, par mail ou sur la plateforme d’échange d’Abvent, Archigate.

Marchés
Propositions de paiement
Décomptes

Gérez précisément les paramètres de chaque lot

Si vous avez réalisé votre CCAP à partir de BIMoffice, vous avez déjà pris soin de définir les conditions de paiement des marchés de travaux : les acomptes sont-ils autorisés ? Y a t’il une retenue de garantie ? Doit-on gérer l’auto-liquidation de la TVA des sous-traitants ? Appliquer une révision ? Quels sont les montants des éventuelles pénalités ?

Tous ces paramètres ont été automatiquement recopiés dans chaque lot du projet et vous pouvez maintenant les adapter, si nécessaire, individuellement lot par lot.

Si vous réalisez des projets récurrents, vous pouvez également recopier l’ensemble de ces paramètres à partir d’un précédent projet, en un seul clic !

Paramètres disponibles pour chaque lot : Avances – Approvisionnements – Actualisation – Révision – Retenue de garantie – Compte prorata – Pénalités forfaitaires (pour absences aux réunions de chantier, non remise de documents, inobservation d’une règle d’hygiène ou de sécurité) – Retards (pénalité journalière et maximum exprimés en montant fixe ou en ‰) – Sous-traitants (prise en compte ou pas de l’auto-liquidation de la TVA) – Retenues libres – Paramètres de paiement (délai de mandatement, mode de paiement, taux d’escompte).

Profitez du dossier marché électronique

Dans chaque marché, chaque demande de travaux modificatifs, avenants, ou proposition de paiement, vous disposez d’un espace pour stocker les documents associés (avis postaux, devis,  plans, fiches produits, etc). Ces documents sont, ainsi et immédiatement, à la disposition de tous les collaborateurs concernés, mais surtout disponibles dans le contexte du marché. Chacun pourra les retrouver facilement selon le marché auquel ils se rapportent.

Tous ces documents sont, bien sûr, diffusables directement à partir de BIMoffice : impression, envoi par mail, intégration à des bordereaux d’envois ou, plus simplement, récupération sur le disque.

Suivez efficacement les travaux modificatifs

BIMoffice vous permet de mémoriser, de manière très détaillée, chaque demande de travaux modificatifs. Qu’il s’agisse du descriptif des travaux, de l’origine de la demande et de son suivi, mais également de la réponse de l’entreprise (devis).

Vous pouvez ensuite sortir tous les récapitulatifs nécessaires en étant toujours absolument sûr de ne pas en oublier.

Lorsque les demandes de travaux modificatifs sont acceptées par le maître d’ouvrage, vous pouvez les intégrer à un avenant au moment de votre choix. Ils seront automatiquement pris en compte dans les prochaines propositions de paiement des lots concernés.

Contrôlez rigoureusement les paiements

Qu’il s’agisse d’un marché basique ou d’un marché plus complexe avec plusieurs taux de TVA, plusieurs maîtres d’ouvrages payeurs et sous-traitants, BIMoffice vous permet de suivre l’avancement des travaux, globalement ou par poste, de prendre en compte les avenants aux marchés, toutes les primes et pénalités, de calculer l’ensemble des déductions et de tous les montants cumulés au fil des paiements.

Au plus proche de la réalité des chantiers, BIMoffice vous permet de prendre en compte, en cours de chantier, de nouveaux sous-traitants et de ne déclencher les calculs de revalorisation qu’en fin de chantier, tout en ayant conservé les nécessaires étapes de calcul.

Comme tous les documents BIMoffice, le document final associé à la proposition de paiement est basé sur un environnement tableur ou traitement de texte dans lequel vous insérez des variables. Vous pouvez utiliser les modèles proposés par BIMoffice ou bien composer les vôtres pour vous adapter aux exigences de vos maîtres d’ouvrages ou répondre à des besoins particuliers. Même principe, évidemment, pour les différents tableaux récapitulatifs : vous pouvez utiliser ceux de BIMoffice ou composer les vôtres. Dans tous les cas, ils seront classés automatiquement dans les documents du projet et aisément diffusables par mail aux formats PDF ou Microsoft Office.

Gagnez du temps en cas de défaillance d’entreprise

Lors d’une défaillance d’entreprise, BIMoffice vous assiste dans l’établissement de l’avenant de clôture de l’entreprise défaillante et la préparation du bordereau des postes non réalisés et à confier à une autre entreprise. Vous pouvez, dès lors, établir le DGD de l’entreprise défaillante et diffuser le bordereau des postes restant à réaliser, par le biais de l’appel d’offres, si vous le souhaitez.

Suivez les règlements du maître d’ouvrage aux entreprises

Le règlement effectif des propositions de paiement que vous avez approuvées est un sujet sensible que les entreprises ne manquent pas de vous soumettre lors des réunions de chantier. Si vous disposez de cette information du paiement par le maître d’ouvrage, BIMoffice vous permet de la mémoriser et de l’intégrer dans vos récapitulatifs. Vous ne serez, ainsi, plus pris au dépourvu sur cet aspect sensible de votre mission.

Restez connecté au suivi de chantier

Lorsque vous consultez les informations d’un lot dans BIMoffice, vous visualisez directement son avancement financier ainsi que son avancement planning. Celui-là même que vous définissez sur le chantier à partir de l’application mobile de saisie des comptes-rendus. Vous pouvez donc vérifier, avant l’établissement d’une proposition de paiement, que vous n’allez pas trop payer à une entreprise. Un nouvel avantage concret de la base de données unique.

Bien évidemment, lorsque vous disposez des autorisations nécessaires, vous accédez directement au planning travaux à la source de l’information. Cette interaction entre la comptabilité des travaux et le suivi de chantier vaut également pour les intempéries et les pénalités.

Accédez, à tout moment, à l’historique de l’entreprise

Chaque entreprise adjudicataire faisant partie de l’annuaire du projet, vous pouvez à tout moment afficher l’historique des événements de cette entreprise. Vous y trouverez un récapitulatif de tous les documents qui lui ont été adressés (marchés, paiements, déclaration de sous-traitance, pénalités etc). Bien entendu, vous accèderez directement au contenu de ces éléments à partir de la fenêtre d’historique.

Grace à ces connexions directes et permanentes avec le suivi de chantier et l’annuaire du projet, vous disposez, dans la fenêtre de la comptabilité des travaux, de tous l’information nécessaire au suivi serein et efficace des paiements aux entreprises.

Gestion de chantier

Des outils modernes et complets de pilotage du chantier en relation directe avec tous les intervenants et en mobilité

Créez facilement des plannings détaillés et connectés

Utilisez un planning enveloppe de l’appel d’offres ou une de vos études pour créer un planning travaux reprenant tout le détail de vos bordereaux en quelques clics.

Profitez d’un planning Gant complet pour établir les contraintes entre les tâches, calculer les retards et suivre l’avancement. Mémorisez les différentes itérations de plannings tout en profitant en temps réel des connexions à la base de données avec la comptabilité des travaux, les événements et les documents de chaque entreprise.

Maintenez une liste de plans à jour et diffusez là simplement

Intégrez vos plans au format PDF dans une hiérarchie de dossiers organisée. Gérez leurs différentes versions ainsi que les statuts « bon pour exécution ». Profitez de cette liste de plans à jour dans vos comptes-rendus et publiez les dernières versions dans l’espace Archigate du projet.

Maintenez une liste de plans à jour et diffusez là simplement

Intégrez vos plans au format PDF dans une hiérarchie de dossiers organisée. Gérez leurs différentes versions ainsi que les statuts « bon pour exécution ». Profitez de cette liste de plans à jour dans vos comptes-rendus et publiez les dernières versions dans l’espace Archigate du projet.

Les comptes-rendus : point central de la diffusion d’informations et module clef de BIMoffice

Gérez plusieurs séries de comptes rendus (maîtrise d’ouvrage – maîtrise d’oeuvre – chantier) et profitez de modules spécifiques pour intégrer toutes les informations à jour de la base de données : remarques – avancements – pénalités – intempéries. Profitez de la diffusion par mails à tous les intervenants concernés et de la gestion automatique des délais contractuels.

La liste des participants à un compte rendu est bien évidemment basée sur l’annuaire du projet sans que vous ayez la moindre ressaisie à effectuer. Les remarques à chaque intervenant sont automatiquement reportées d’un compte-rendu à l’autre pour que vous puissiez les valider ou gérer des niveaux de rappels. Des listes automatiques dédiées sont à votre disposition pour les pénalités, l’avancement à partir du planning des travaux et les intempéries. Toutes les données saisies dans les comptes-rendus sont à votre disposition dans la comptabilité des travaux pour vous permettre de réaliser vos contrôles de paiements aux entreprises à partir des données à jour de votre dernière visite de chantier.

Emportez toutes ces données sur l’application mobile de chantier sans jamais rien avoir à ressaisir

Récupérez tout l’historique des comptes-rendus du projet sur votre appareil mobile iOS en une seule opération en vous connectant au serveur BIMoffice avec vos identifiants habituels

Créez un nouveau compte-rendu dans la série de votre choix. Gérez la liste de présence et actualisez ou complétez les coordonnées des intervenants présents sur le chantier. Validez les remarques individuellement ou augmentez le niveau de rappel. Saisissez l’avancement à partir d’une sélection de tâches du planning travaux. Relevez d’éventuelles pénalités ou intempéries.

Gestion des présences, actualisation ou mise à jour des coordonnées des intervenants sur le chantier.
Relevé d’éventuelles pénalités.

Récupérez toutes ces données cruciales dans BIMoffice et toujours sans la moindre ressaisie

Synchronisez vous dès que vous aurez accès à Internet. Toutes les données de l’appareil mobile sont automatiquement récupérées sur le serveur BIMoffice et viennent alimenter les différents modules connectés. Générez le document à partir de la même technologie de styles paramétrables que dans les études techniques et diffusez votre CR par mails avec d’éventuelles pièces jointes.

Page de garde
Liste de diffusion
Remarques

Gérez les différents types de réceptions

BIMoffice vous permet de gérer différents types de réceptions au sein d’un même projet (globale, par lots, par appartements…) et de produire tous les documents nécessaires : convocations des parties – états des réserves – rappels – quitus – etc… Toujours en relation intime avec l’ensemble des données du projets que sont l’annuaire de projet, la comptabilité et le planning des travaux.

Gestion financière

Des outils dédiés à la gestion financière des activités de maîtrise d’oeuvre pour vous permettre de facturer à temps, d’analyser votre rentabilité et de prendre les bonnes décisions

Utilisez la bibliothèque de missions pour gagner du temps dans l’établissement de vos contrats

Si vous avez des missions récurrentes ou des clients réguliers, vous pouvez préparer des missions type en bibliothèque qui vous permettront d’établir vos prochains contrats en quelques clics. Si le contenu de vos missions est plus variables, vous pourrez néanmoins profiter de ces bibliothèques pour définir une grande partie des données et les adapter spécifiquement à chaque contrat.

Outre la liste des phases, la bibliothèque de missions vous permet de préparer leur découpage en échéances, les documents de validation nécessaires, le processus complet de chaque phase et tous les paramètres « administratifs » dont vous aurez besoin en tant que variables dans les documents à générer.

Répartissez finement vos honoraires entre maîtres d’ouvrages, co-traitants et sous-traitants et générez automatiquement tous les documents nécessaires

BIMoffice vous permet bien sûr de répartir vos honoraires entre les différents membres de la maîtrise d’oeuvre, mais il permet également de prendre en compte la prise en charge de ces honoraires pour plusieurs maîtres d’ouvrage ou plusieurs sous-traitants. A partir des modèles et variables, BIMoffice vous permettra alors de générer tous les documents dont vous avez besoin, quelle que soit la structure de l’équipe de maîtrise d’oeuvre.

Contrats
Convention de co-traitance
Répartition des honoraires

Utilisez le planning de contrat pour caler vos échéances

A chaque contrat est associé un processus détaillé des travaux à réaliser, structuré en tâches collaborateurs et tâches planning. Vous pouvez donc positionner chacune de vos interventions à l’aide d’un planning type Gantt en fonction des ressources disponibles et de la réalité des missions à exécuter pour ce contrat.

Et produisez des prévisionnels financiers pour chaque intervenant

Chaque échéance du contrat est ensuite calée sur ce planning pour vous permettre de visualiser un tableau financier prévisionnel spécifique à ce contrat. Ce tableau permet d’afficher les montants totaux ou uniquement ceux d’un maître d’ouvrage ou d’un co-traitant en prenant en compte les sous-traitants déclarés.

L’actualisation des plannings provoque l’actualisation des échéances financières du contrat correspondant. Vous pouvez donc évaluer en temps réel l’impact des modifications de planning sur vos prochaines rentrées d’argent.

Facturez à temps et de manière certaine

La saisie de l’avancement des travaux par les collaborateurs à partir de leurs tâches individuelles actualise l’état d’avancement du processus et déclenche les alertes de facturation. Il n’y a plus qu’à vérifier que les documents de validation convenus ont bien été reçus pour s’assurer d’établir sans retard des factures immédiatement conformes.

Vous pouvez à tout moment consulter les échéances à venir et accéder aux processus correspondants pour vous assurer que les tâches à réaliser sont bien prises en charge par les collaborateurs désignés et pourront être réalisées dans les temps. Comme pour les documents contrats, BIMoffice vous permettra alors de générer tous les documents dont vous avez besoin, quelle que soit la structure de l’équipe de maîtrise d’oeuvre.

Note agence
Note récapitulative
Tableau de facturation

Intégrez vos dépenses et produisez des analyses de rentabilité fiables suivant le niveau de précision souhaité

Pour compléter la saisie des heures réalisée directement par chaque collaborateur, vous pouvez intégrer vos dépenses qu’elles soient liées ou pas aux projets. Vous pouvez ainsi produire des échéanciers de paiement mais surtout profiter de l’analyse de rentabilité offerte par BIMoffice.

Différents tableaux d’analyse vous sont proposés (par projet, par phase ou par période) et vous avez le choix entre plusieurs méthodes de calcul pour la prise en compte des frais généraux et des heures non facturables. Dans tous les cas, chaque chiffre présenté dans ces tableaux est détaillé dans le volet d’infos à partir duquel vous pouvez accéder directement aux données sources.

Pour éviter une double saisie, toute les informations comptables présentes dans BIMoffice peuvent être exportées vers les logiciels de comptabilité dans les formats courants.

Produisez des états entièrement personnalisés pour extraire les informations décisionnelles selon vos besoins

Créez vos propres états à partir des colonnes disponibles pour sortir en quelques clics des tableaux synthétisant de très grandes quantités de données pertinentes pour votre activité. Tous ces tableaux peuvent être convertis en documents qui se classeront automatiquement et que vous pourrez diffuser à votre convenance. Chaque tableau peut être converti au format Excel et affiné au besoin.

Suivi de projet

Qualifiez vos projets selon vos usages pour les retrouver facilement. Répondez instantanément et de manière certaine aux questions qui vous sont posées tous les jours. Rappelez aux intervenants que vous avez au téléphone leurs prochains RDV, les pièces manquantes ou les tâches à réaliser.

Des données réellement métier que vous
pouvez adapter finement à vos usages

BIMoffice n’est pas un ERP généraliste dans lequel vous devez dériver certain champs pour saisir des informations importantes pour vous. La fiche projet contient déjà un très grand nombre d’informations courantes pour les projets de construction, mais les possibilités de paramétrage de BIMoffice vous permettent surtout d’adapter les données de qualification de vos projets à vos propres usages.

Fenêtre de paramétrage des valeurs clefs, dates clefs et libellés d’avancement de vos projets pour chacune des sociétés que vous gérez. Retrouvez ainsi des termes qui vous parlent à vous comme à vos collaborateurs. Insérez toutes les valeurs dont vous avez besoin, mais seulement ces valeurs.

Ce projet est en ville ou en pleine campagne ? En marché privé ou public ? Les marchés sont passés en lots séparés ou en entreprise générale ? Les fermetures sont en bois ou en aluminium ? Autant d’informations importantes qui vous permettront de retrouver ce projet en un clin d’oeil lorsqu’il s’agira de rechercher des références.

Cette fiche de synthèse regroupe les informations clefs du projet. Elle est accessible à tous les collaborateurs concernés par ce projet d’un simple raccourci clavier.
Elle s’actualise automatiquement au fur et à mesure des saisies de données de chaque collaborateur. L’un va intégrer le bureau d’études béton à l’annuaire du projet, l’autre va désigner l’entreprise adjudicataire d’un lot, un autre va enregistrer le dépôt du permis de construire ou renseigner le détail des surfaces, etc… Dès que ces données sont saisies elles sont immédiatement intégrées à la fiche de synthèse. Chaque fois que vous afficherez cette fiche ou que vous l’imprimerez pour l’emporter en réunion, vous êtes donc assurés de disposer de l’ensemble des informations à jour.

Pour vos réunions, éditez des synthèses avec toutes les données à jour, à coup sûr !

A partir de toutes ces données métiers personnalisables, retrouvez facilement un ou plusieurs projets à partir d’informations pertinentes pour votre activité.

A partir de ces critères qui vous parlent, rassemblez des projets au sein de groupes intelligents dont vous disposerez pour établir des rapports, préparer les réunions d’organisation ou réaliser des analyses financières.

Les autorisations administratives intégrées au suivi du projet

BIMoffice vous permet de produire toutes les autorisations administratives nécessaires à un projet de construction.  Vous pouvez naturellement les pré-remplir à partir des données du projet pour vous éviter toute ressaisie inutile et assurer une homogénéité dans les informations d’une autorisation à l’autre.

BIMoffice vous permet également d’assurer le suivi individuel de chacune de ces autorisations en vous permettant de gérer le délai d’instruction, les délais de recours et les éventuelles demandes de compléments.

Mais BIMoffice vous permet surtout d’exploiter ces dates dans le calcul des dates clefs du projet sur lesquelles vous pourrez vous baser pour vos prévisionnels de facturation, vos plannings et processus. Ainsi, un délai d’instruction supplémentaire sur un permis de construire décalera automatiquement vos prévisionnels de facturation.

L’annuaire du projet, point central d’accès aux informations de tous les intervenants

L’annuaire du projet de BIMoffice vous permet avant tout de recenser l’ensemble des intervenants du projet (Maître d’ouvrage, équipe projet, entreprises et sous-traitants, compagnies concessionnaires, collaborateurs et entreprises de l’appel d’offres) afin que chacun puisse tenir à jour les coordonnées détaillées de chacun d’entre eux et leur adresser des courriers, des emails ou les contacter par téléphone ou par Skype

Lorsque vous sélectionnez un intervenant dans la liste centrale, vous disposez immédiatement d’un résumé de son activité. Lorsqu’il s’agit d’une entreprise, vous visualisez immédiatement son avancement suivant le planning travaux, les prochains rendez vous programmés avec elle et l’état de ses pièces marché. Chaque collaborateur concerné par le projet peut donc rappeler ces informations à l’entreprise à l’occasion d’un coup de téléphone, d’un courrier ou d’un email.

Accédez d’un simple clic à ces modules (planning travaux, agenda, pièces marché) dans le contexte du projet et pour l’intervenant sélectionné.

Accédez simplement à l’historique de chaque intervenant

Qu’il s’agisse d’un courrier, un email, un marché, une remarque dans un compte-rendu, tous les événements d’un intervenants sont consultables dans une fenêtre dédiée. Vous disposez d’une vue calendrier pour visualiser la fréquence ou l’ancienneté de certains documents, ou d’une vue résumé pour obtenir une liste condensée de tous les événements.

Dans tous les cas, un double clic sur l’événement vous emmène directement sur la fenêtre dont la donnée est issue, pour en visualiser le contenu en détail ou pour le modifier si vous disposez des droits correspondants. Sans avoir à connaître la structure modulaire de BIMoffice, vous accédez donc rapidement à des données de n’importe quel module à travers ces récapitulatifs.

Préparez vos déclarations d’assurance à partir de l’activité réelle des projets

Pour réaliser cette tâche administrative contraignante BIMoffice vous permet avant tout de qualifier vos projets : s’agit il d’une mission avec ou sans exécution de travaux ? Y a t’il une P.U.C. sur ce projet ? Est-ce une mission d’ingénierie ou une mission limitée au permis de construire ?

En fonction de cette qualification, BIMoffice vous demandera de compléter les données nécessaires (le montant des marchés, le taux de la mission, la présence d’éventuels co-traitants, etc…).

A partir de ces informations, BIMoffice ira collecter le montant des travaux ou honoraires exécutés sur la période d’un simple clic.

Gestion de documents

Tous les documents produits par BIMoffice sont automatiquement classés selon vos usages et mis à disposition des seuls utilisateurs concernés. Ce principe est également valable pour tout type de documents externes à associer à vos projets et à partager avec vos collaborateurs

Exploitez vos données à partir des environnements traitement de texte et tableur intégrés

Quel que soit le module, toutes les données sont disponibles sous forme de variables que vous pouvez insérer dans un environnement traitement de texte ou tableur pour composer des documents.

Ces variables prennent automatiquement des valeurs en fonction du contexte du projet, de l’intervenant, ou du marché que vous manipulez.

Environnement tableur
Environnement traitement de texte

Vous travaillez sur un projet particulier et vous apprêtez à réaliser un courrier au maître d’ouvrage pour lui adresser des éléments concernant une entreprise adjudicataire ? BIMoffice identifie pour vous tous ces contextes et calcule les variables en conséquences. Vous n’avez plus qu’à choisir un modèle, éventuellement compléter le texte du courrier et à générer le document correspondant.

Formulaires DC
Note d’honoraires
Convocation réception
Proposition de paiement

Créez des documents qui se classeront automatiquement dans les bons dossiers pour les bonnes personnes

Préparez une ou plusieurs hiérarchies de dossiers en fonction de votre activité, et choisissez celle qui convient au type de projet que vous allez créer. Dès lors, tous les documents que vous produirez au jour le jour viendront se classer automatiquement dans ces dossiers.

Chaque document dispose d’un niveau de confidentialité automatique en fonction du module dont il est issu, ainsi, seuls les collaborateurs concernés par ces modules auront accès à ces documents et uniquement sur les projets auxquels ils participent.

Avec ce principe adapté à vos propres usages, les dossiers de classement de tous vos documents conserveront leur sémantique et leur organisation au fil des projets. Leur utilisation deviendra naturelle et vos collaborateurs y gagneront en efficacité et en sérénité.

Préparez des modèles adaptés à votre activité et à votre charte graphique

Avec ses plusieurs milliers de variables disponibles, BIMoffice vous permet d’exploiter tout le contenu de votre base de données à partir de modèles dont le contenu s’adaptera au contexte de chaque projet. Qu’il s’agisse d’un simple courrier, d’un règlement de consultation, d’un contrat de maîtrise d’oeuvre ou d’un marché de travaux. La bibliothèque de modèles est là pour vous permettre d’organiser tous ces éléments et les mettre à disposition de l’ensemble de vos collaborateurs.

En rassemblant tous vos modèles à un seul endroit, BIMoffice vous permet d’en homogénéiser le contenu comme la mise en page. Quel que soit le projet concerné ou le collaborateur produisant le document, vous êtes assuré d’avoir un contenu pertinent et un aspect correspondant à vos exigences.

Intégrez les documents externes liés à vos projets

Dans la liste des documents de chaque projet, vous pouvez intégrer des documents externes (non produits directement par BIMoffice) comme des fichiers CAO, des feuilles de calcul, des documents PDF, des images, des plans, etc…

Ils trouveront naturellement leur place dans la hiérarchie de dossiers du projet afin que chaque collaborateur soit assuré de les retrouver facilemen

La modification de ces documents dans leur application d’origine se fait directement à partir de BIMoffice. Le document est alors réservé et les autres collaborateurs en sont informés. Lors de la réintégration des modifications, une nouvelle version du document est créée et le document modifié est à nouveau libre pour l’ensemble des collaborateurs

Diffusez simplement tous vos documents

Tous les documents présents dans BIMoffice peuvent être imprimés, récupérés sur le disque, envoyés par mail ou intégrés à des bordereaux d’envois.

BIMoffice mémorise chaque opération réalisée sur un document de sorte que vous pouvez retracer tout l’historique de chaque document, vérifier qu’il a été lu par les collaborateurs concernés et diffusé aux bons intervenants

Les documents produits par BIMoffice à partir du traitement de texte et du tableur intégrés, sont automatiquement convertis aux formats Office (Word / Excel) ou PDF suivant vos préférences à l’occasion de ces opérations de diffusion.

Retrouvez facilement vos documents parmi l’ensemble de vos projets.

Lorsque le nom de vos documents est pertinent, une recherche sur tout ou partie de celui-ci vous permet de retrouver vos documents. BIMoffice fait çà très bien et retrouve tous les documents correspondants parmi plusieurs centaines de milliers en une fraction de seconde. Il vous donne également très rapidement les documents du jours, les documents en cours de modification, etc..

Mais lorsqu’il s’agit de retrouver tous les documents concernant un intervenant, un projet ou une phase, BIMoffice commence à faire la différence par rapport à un système de fichiers classique. Vous pouvez effectivement intégrer ces informations dans les noms de fichiers ou limiter la recherche à certains dossiers, mais ces opérations prennent du temps et ne sont pas accessibles à tous les collaborateurs. Dans BIMoffice ces opérations sont tout aussi simples que la recherche de base, et vous n’êtes pas pour cela obligés de nommer vos documents de manière improbable.

Mais maintenant si vous souhaitez savoir quels sont les documents qui ont été imprimés semaine 19 ? Ou quels sont les documents envoyés par mail à M. Durand sur le projet X72C ? Là vous n’avez plus d’alternatives, seul BIMoffice vous permet d’effectuer ce genre de recherche en permettant en plus de ne rechercher que dans les projets auxquels le collaborateur a accès.